Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Chairgrid is salon-software waarmee schoonheidssalons, kappers en andere afspraak-gebaseerde bedrijven hun dagelijkse werk regelen, op de website app.chairgrid.com en in de Chairgrid-app voor Android en iOS. Wij vinden privacy belangrijk en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Verantwoordelijke: WeBo Handelsonderneming VOF, handelend onder de naam Chairgrid
Hoge Elt 6, 6644 EC Ewijk · KvK 78173442
Contact: privacy@chairgrid.com

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Salon-eigenaar & medewerkers: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, eventueel een profielfoto
• Klanten van de salon: naam, e-mailadres, telefoonnummer, afspraakgeschiedenis, aankopen, notities en kleurformules (door de salon ingevoerd)
• Salon-bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, IBAN, BTW-percentage, omzet, facturen en kosten
• Foto's en bestanden die je zelf toevoegt: bijvoorbeeld bonnetjes, je logo of een profielfoto
• Berichten: wat je aan onze assistent James vraagt, en als je salon Lotus gebruikt de berichten van klanten aan Lotus
• Pushmeldingen: een apparaat-token, alleen als je meldingen aanzet
• Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browsertype, foutmeldingen en prestatiegegevens; paginabezoeken tellen we zonder cookies

3. Waarom wij gegevens verwerken

• Het leveren van de Chairgrid-software, op de website en in de app
• Het versturen van afspraakbevestigingen en herinneringen aan salonklanten (alleen in opdracht van de salon)
• Pushmeldingen over afspraken, boekingen en betalingen
• Antwoorden van onze AI-assistenten James (support) en Lotus (afspraken voor de salon)
• Facturatie en boekhouding
• Klantenservice, technische ondersteuning en het oplossen van fouten
• Beveiliging en fraudepreventie

4. Rechtsgrond (AVG)

De rechtsgronden voor onze verwerking zijn:

• Uitvoering overeenkomst: levering van Chairgrid aan de salon
• Wettelijke verplichting: belastingaangifte, financiële administratie
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging en fraudepreventie

Voor klanten van de salon is de salon zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Chairgrid is verwerker en verwerkt deze gegevens alleen op instructie van de salon, op basis van een verwerkersovereenkomst.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen met deze verwerkers, voor zover nodig voor hun taak:

• Supabase: database en opslag, EU-regio Frankfurt
• Vercel: hosting van de website en de app, en het tellen van paginabezoeken zonder cookies
• Resend: verzenden van e-mail (bevestigingen, herinneringen, facturen)
• Cloudflare: domeinnaam en het doorsturen van e-mail aan @chairgrid.com
• Sentry: foutmeldingen, zodat wij problemen snel kunnen oplossen
• Anthropic: de AI achter James en Lotus. Berichten worden verwerkt om een antwoord te maken en niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Google (Firebase Cloud Messaging) en Apple (Push Notification service): het afleveren van pushmeldingen in de app
• Mollie en SumUp: betalingen, alleen als de salon deze koppelt
• Twilio en Meta (WhatsApp): alleen als de salon Lotus voor telefoon of WhatsApp aanzet

Met deze partijen gelden verwerkersafspraken; betaalproviders verwerken betaalgegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid. De database staat in de EU (Frankfurt). Een deel van de verwerkers is gevestigd in of werkt vanuit de Verenigde Staten; daarvoor gelden passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij verkopen of verhuren nooit gegevens aan derden.

6. Bewaartermijnen

• Account-gegevens: zolang het account actief is
• Facturatie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• Afspraakgegevens: zolang de salon dat instelt, anders 3 jaar na laatste activiteit
• Audit logs: 12 maanden
• Push-tokens: tot je uitlogt of meldingen uitzet
• Backups: maximaal 30 dagen

Bij accountverwijdering worden alle persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven (facturatie).

7. Account en gegevens verwijderen

Je kunt je Chairgrid-account en de gegevens van je salon op twee manieren laten verwijderen, op de website én in de app:

1. Zelf: log in als eigenaar en ga naar Instellingen → Account verwijderen. Je salon, medewerkers, klanten en afspraken worden verwijderd.
2. Per e-mail: mail privacy@chairgrid.com met de naam van je salon en het e-mailadres waarmee je inlogt. Je kunt ook vragen om alleen bepaalde gegevens te verwijderen.

We verwijderen de gegevens binnen 30 dagen. Facturen en de financiële administratie bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat vereist. Ben je medewerker, vraag dan de eigenaar van je salon om je account te verwijderen of mail ons.

8. Jouw rechten

Op basis van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: opvragen welke gegevens wij van jou hebben
• Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering: verzoek om gegevens te wissen ("recht op vergetelheid")
• Dataportabiliteit: je gegevens in een machineleesbaar formaat opvragen
• Bezwaar: tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Voor verwijderen zie hierboven. Voor andere verzoeken: stuur een mail naar privacy@chairgrid.com.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. De app op je telefoon

• De camera gebruiken we alleen als jij een foto maakt, bijvoorbeeld van een bonnetje.
• Pushmeldingen komen alleen als je ze toestaat; je zet ze uit in de instellingen van je telefoon of in Chairgrid.
• De app verzamelt geen locatie, leest je contacten niet en toont geen advertenties. Wij volgen je niet in andere apps.

10. Beveiliging

Wij beschermen gegevens met versleuteling tijdens transport (TLS) en in rust, row-level security in de database en strikte toegangsrechten: een salon ziet alleen haar eigen gegevens.

11. Cookies

Wij gebruiken alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor inloggen en het onthouden van je voorkeuren (zoals donker thema). Wij gebruiken geen tracking-cookies of advertentiecookies.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij gebruikers op de hoogte via e-mail of een melding in de app.

13. Contact

Vragen? Neem gerust contact op:
E-mail: privacy@chairgrid.com
Algemeen: hallo@chairgrid.com